fbpx
logotyp_content_creation_lublin

Stoisko Targowe – Targi Branżowe Cz.2

folder_openContent Creation
targi_tt_warszawa

W pierwszej części naszego wpisu przedstawiliśmy historię targów branżowych w Polsce i pokazaliśmy najciekawsze imprezy, które są aktualnie organizowane. W tym tekście powiemy Wam jak zorganizować swój wyjazd na targi, zbudować stoisko targowe, odpowiednio się do niego przygotować i wykorzystać wszystkie możliwości promocji jakie ze sobą niosą.

Jak wybrać odpowiednią imprezę targową?

Dla przedstawienia konkretnego przykładu przyjmijmy, że jesteśmy producentem mebli drewnianych. Produkt sprzedajemy tylko na terenie Polski. Mamy zarówno swoich dystrybutorów w największych miastach w kraju, jak i rozwiniętą sprzedaż online poprzez nasz sklep internetowy. Rzadko bierzemy udział w targach, ale w najbliższym czasie chcemy to zmienić. Co warto zatem zrobić i jak zaplanować nasz udział?

stoisko targowe z kratownic
Stoisko Targowe wykonane z kratownic

Zacznijmy od wyboru imprez, na których chcemy się pojawić. Branża meblarska w Polsce ma się bardzo dobrze i targów o takiej tematyce również mamy kilka do wyboru. Z naszej strony polecamy sprawdzić przede wszystkim:

  • Wood Tech (Targi Technologii Obróbki Drewna i Produkcji Mebli) – Ptak Warsaw Expo,
  • Meble Polska (Targi Mebli) – Międzynarodowe Targi Poznań,
  • Warsaw Home (Biznesowe Targi Wnętrz) – Ptak Warsaw Expo.

Te trzy imprezy na początek, powinny wystarczyć. Każda z tych imprez ma przynajmniej kilkuletnią tradycję i cieszy się dużą popularnością zarówno wśród odwiedzających jak i innych wystawców. A to bardzo ważne! Warto być tam gdzie nasi potencjalni klienci i realna konkurencja. Jeśli wybierzemy już odpowiednią imprezę, sprawdźmy termin, w którym się odbywa, ceny wynajmu powierzchni wystawowych oraz terminy zgłoszeń swojego udziału oraz potrzebnych dokumentów i certyfikatów. Większość tych informacji dostępna jest na stronach internetowych poszczególnych targów. MTP posiada rozwinięty system wystawcy, gdzie po założeniu swojego konta dostępne są wszystkie potrzebne informacje.

Zgłoszenie udziału – wybór lokalizacji stoiska

Kiedy zarezerwować swój udział w targach? Im szybciej tym lepiej! Niesie to ze sobą kilka korzyści. Przede wszystkim większość organizatorów, sprzedaż powierzchni wystawowej prowadzi w formie tur. Każda kolejna tura jest droższa od poprzedniej. Jeśli chcemy trochę zaoszczędzić i mamy pewność, że dana impreza jest dla nas atrakcyjna to nie czekajmy z rezerwacją na ostatni moment. Ma to jeszcze jeden ważny atut – możemy wybrać odpowiednią lokalizację naszego stoiska. Tutaj mamy prawdziwą bitwę między poszczególnymi wystawcami o najlepsze miejsca. A które miejsca są najlepsze? Zdania są podzielone, ale my radzimy unikać lokalizacji przy scenach, na których odbywają się prelekcje i pokazy. Często dźwięk przy scenie jest tak głośny, że nasz rozmówca nie będzie słyszał co do niego mówimy, a my po paru godzinach krzyczenia będziemy mieli dość swojej obecności na targach. Zalecamy też nie rezerwować stoiska w rogach hal.

Piotr Jagucki i Mieczysław Bieniek
Piotr Jagucki i Mieczysław Bieniek podczas Targów Turystycznych w Zabrzu

Często odwiedzający nie zdążą do nas dotrzeć, bo po drodze zostaną „złowieni” przez innych wystawców. Ewentualnie będą już tak zmęczeni, że będzie im wszystko jedno co do nich mówimy. Zauważyliśmy też ciekawą tendencję, zwłaszcza u mniejszych wystawców, których brand nie jest jeszcze silny i znany większości odwiedzających targi branżowe. Takie firmy szukają dużych znanych brandów z dużymi stoiskami i ustawiają się niedaleko nich. W ten sposób automatycznie przechwytują część odwiedzających stoisko konkurencji, gdyż tamci z reguły nie są w stanie jednocześnie rozmawiać ze wszystkimi zainteresowanymi. Możemy też skorzystać z opcji podłączenia się do innego dużego wystawcy, który nie jest naszą konkurencją a nasze produkty wzajemnie się uzupełniają. Na przykład – my jako producent mebli drewnianych podłączamy się do producenta dodatków do wnętrz. Dzięki temu nasza oferta jest pełniejsza, a dodatkowo możemy stworzyć show roomy wykorzystując nasze meble i dodatki partnera.

Zgłoszenie udziału – formalności

Znaleźliśmy odpowiednie targi branżowe, wybraliśmy świetną lokalizację na hali wystawowej. Co dalej? Musimy podpisać umowę z organizatorem i wpłacić zaliczkę lub pełna kwotę za udział w wydarzeniu. Apelujemy w tym miejscu o bardzo dokładne sprawdzenie wszystkich dokumentów, które musimy podpisać. Często są tam zawarte różne obostrzenia i wymogi jakie musimy spełnić. Dotyczyć mogą na przykład materiałów użytych do budowy stoiska, potrzebnych atestów ppoż. i terminów odbiorów stoiska. Niejednokrotnie wystawca nie doczytawszy dokładnie umowy, zamawia stoisko w specjalistycznej firmie, którego potem nie może użyć . Np. jego wysokość jest za duża bądź też poszczególne materiały użyte do budowy nie mają atestów pożarniczych. Ewentualnie, stoisko uda się ostatecznie postawić, ale czekają nas duże kary za odstępstwa od warunków umowy. Takich rzeczy można uniknąć czytając dokładnie to, co podpisujemy.

Ewa Chojnowska i Piotr Jagucki
Ewa Chojnowska-Lesiak i Piotr Jagucki podczas Targów w Lublinie

Sprawdźmy także dokładnie to, co musi zapewnić organizator targów. Najczęściej przewidziany jest jakiś „pakiet podstawowy” w postaci wykładziny, kosza na śmieci, 2 krzeseł i stolika. Musicie przyznać że to niewiele, w dodatku często te rzeczy są bardzo zniszczone i nie pasujące do reszty naszego wyposażenia. Warto także pomyśleć o takich prozaicznych rzeczach, jak źródło prądu i schowek lub garderoba, w której będziemy mogli schować swoje prywatne rzeczy. Praktycznie na każdej imprezie, na której jesteśmy, widzimy stoiska z porozrzucanymi kurtkami, torebkami i plecakami. Nierzadko coś ginie bo „okazja czyni złodzieja”. Mały kącik niedostępny dla klientów pozwoli nam schować swoje rzeczy, a czasami też popracować przy komputerze nie rzucając się w oczy odwiedzającym.

O czym najczęściej zapominamy?

Wykupiliśmy udział w targach, zapłaciliśmy zaliczkę, zamówiliśmy stoisko i jedziemy na montaż. Jedziemy, ale nie dojeżdżamy. Dlaczego? Bo nie zgłosiliśmy jakim autem przyjedziemy, jaka będzie rejestracja i nie mamy przy sobie upoważnienia do wjazdu na teren targów oraz wejścia na samą halę wystawową. Targi branżowe to duże wydarzenie wymagające dobrej organizacji. Ochrona obiektów musi wiedzieć, kto wjeżdża i wyjeżdża z terenu którego pilnują. Nie zdziwmy się w takim razie, że nikt nas nie wpuści jeśli nie będzie nas na odpowiedniej liście i nie będziemy dysponowali wejściówką. Kolejny ważny dokument – identyfikator.

Tour Salon Poznań
Targi Tour Salon w Poznaniu

Każdy pracownik naszego stoiska powinien posiadać stosowny dokument z imieniem i nazwiskiem oraz nazwą wystawcy. W przeciwnym wypadku będziemy musieli kupić bilet wstępu na imprezę (który czasami kosztuje kilkaset złotych) lub w pośpiechu wyrabiać stosowne pozwolenia, co może okazać się niemożliwe chwilę przed rozpoczęciem targów.

Pamiętaj o identyfikatorach

Już kilka razy spotkaliśmy się z sytuacją, w której wystawca korzystał z hostess z zewnętrznej firmy. I o ile pamiętamy o identyfikatorach da naszych pracownikach, to często zapominamy o tych zewnętrznych. Podobnie sytuacja ma się z fotografem lub kamerzystą, których wynajmujemy do stworzenia relacji z naszej obecności na targach. Nie dość, że musimy zapłacić im stosowne wynagrodzenie to czasami przez nasze gapiostwo fundujemy im także bilet wstępu.

Tutaj kolejna rzecz do sprawdzenia przed targami. Ile przysługuje nam identyfikatorów dla pracowników i wjazdówek dla aut? Ta liczba praktycznie zawsze jest ograniczona, a za dodatkowe wejściówki trzeba dopłacić.

Gdzie spać?

Pamiętajcie, że pracownicy oprócz obecności na targach muszą też gdzieś spać i coś jeść. Co rok podczas Targów Budma lub Motor Show w Poznaniu pojawia się jeden i ten sam problem – miejsca noclegowe! Na targi branżowe przyjeżdżają wystawcy nie tylko z całej Polski, ale też z zagranicy. Miasto cały czas rozwija swoją bazę noclegową, ale przy kilku tysiącach uczestników zawsze pojawia się problem ze znalezieniem odpowiedniej ilości miejsc, w niedalekiej odległości od miejsca wystawowego.

O dobrych cenach możecie zapomnieć, bo hotele doskonale wiedzą kiedy organizowane są poszczególne imprezy i nie dają specjalnych zniżek, a czasami wręcz podnoszą cenę, bo wiedzą, że te miejsca i tak zostaną zarezerwowane. Popularną praktyką w takiej sytuacji jest wynajmowanie prywatnych mieszkań lub pokoi. Pozwala to zaoszczędzić na noclegach, szczególnie mniejszym wystawcom, którzy każdą złotówkę oglądają z obu stron. Bardzo często takie pokoje w niczym nie ustępują hotelom, a oszczędności mogą sięgać kilkuset złotych na jednym pracowniku.

Montaż stoiska

Jesteśmy na hali wystawienniczej i za chwilę zaczynamy montowanie stoiska. O czym warto pamiętać? Jeśli korzystamy z usług profesjonalnej firmy zajmującej się budową i montażem stoisk, to prawdopodobnie nie musimy się niczym specjalnie martwić. Takie firmy mają duże doświadczenie i najczęściej pracowały już na hali, w której się wystawiamy i najczęściej posiada wszystkie narzędzia, przeszkolonych pracowników z uprawnieniami wysokościowymi. Stoisko targowe ma odpowiednie atesty, a firma wie ile czasu potrzebuje na montaż by ze wszystkim spokojnie zdążyć.

targi dobrych książek
Targi Dobrych Książek

Załóżmy jednak, że nie stać nas duże i bardzo drogie stoisko targowe i robimy je sami. Zaplanowaliśmy montaż, który będziemy wykonywać samodzielnie we własnym zakresie. Mamy dla Was kilka wskazówek. Jeśli zamawiacie elementy stoiska na zewnątrz, to koniecznie sprawdźcie jeszcze w siedzibie firmy wszystkie zamówione części. Najlepiej gdyby pracownicy, którzy będą montowali stoisko na targach kilka razy złożyli je przed wyjazdem. Pozwoli im to zapoznać się z całą konstrukcją, sprawdzić czy żaden element nie jest uszkodzony, oszacować czas potrzebny na montaż i zaplanować jakie narzędzie trzeba ze sobą zabrać.

Skrzynka narzędziowa

Przed wyjazdem stwórzcie listę rzeczy do zabrania na targi. Dzięki temu pakowanie nie będzie problemem, a Wy będziecie w stanie sprawdzić czy wszystko zabraliście. Co warto wziąć ze sobą niezależnie od rodzaju i wielkości stoiska? My polecamy, żeby na liście znalazły się na pewno:

  • metrówka,
  • taśma dwustronna,
  • taśma typu gafer (szara),
  • opaski samozaciskowe (popularne „trytytki”),
  • nóż tapicerski,
  • śrubokręt płaski i gwiazdkowy,
  • kombinerki,
  • mocna żyłka lub sznurek,
  • przedłużacze do prądu,
  • wkrętarka,
  • młotek,
  • gwoździe,
  • wózek lub deskorolka do przewozu elementów,
  • worki na śmieci.

Pełna lista będzie oczywiście o wiele dłuższa, ale ten żelazny zestaw nieraz uratował nam skórę. Pamiętajcie by każdą rzecz spakowaną do auta odznaczyć na liście i na koniec jeszcze raz na spokojnie przejrzeć spakowany już samochód. Czasami pół godziny więcej w czasie pakowania sprzętu pozwoli oszczędzić nam kilka godzin nerwów na miejscu.

Montaż stoiska przebiegł bez problemów, a my jesteśmy już w hotelu, bo jutro zaczyna się impreza. Jak wygląda obsługa stoiska, rozmowy z kontrahentami, promocja swoich produktów? To wszystko opiszemy w trzeciej części naszego wpisu. Spodziewajcie się go jeszcze w tym roku!

Część pierwsza

Piotr Jagucki

CEO, Content Creation

Tags: , , ,

Powiązane posty

Menu